A dificuldade para gerenciar processos é um dos principais desafios das agências. É muito complexo ter que organizar as demandas, contatos com novos clientes, passar a demanda para os colaboradores, cuidar da qualidade e do prazo. Isso sem falar nas questões administrativas e financeiras que também precisam ser feitas. Para não perder o controle, é muito importante realizar o gerenciamento de atividades.
Se você ainda não sabe muito bem o que é isso e muito menos como aplicar esse gerenciamento de processo na sua agência, continue a leitura para descobrir!
Entenda o que é gerenciamento de processo
Processo é o caminho pelo qual um projeto ou demanda passa pela empresa, desde a sua chegada até a sua entrega final para o cliente. Para que isso aconteça, existem vários tipos de processos, além da realização do serviço em si, existem processos de apoio que também precisam ser realizados para gerar condições e recursos para que a entrega seja feita.
Com isso em mente, fica muito mais fácil compreender o que é gerenciamento de processo. O gerenciamento refere-se à análise, execução, monitoramento e aprimoramento dos processos que são realizados dentro da agência com o objetivo de melhorar a sua qualidade.
Veja como fazer o gerenciamento de processo
Existem várias atividades que podem ser realizadas para melhorar o gerenciamento de processos na sua agência. O primeiro passo é realizar o mapeamento de todos os atividades que são realizadas dentro da empresa, inclusive as etapas de apoio. Nesse momento, é interessante separar a organização por setores e identificar quais atribuições são realizadas dentro de cada espaço.
Todas as tarefas precisam ser desenhadas e o suporte necessário para que elas sejam feitas precisa ser bem definido. É interessante que esse mapeamento siga o fluxo do trabalho que é executado, ou seja, siga a trajetória das demandas dentro da empresa. Dessa forma, fica mais fácil analisar os processos que são realizados junto com a equipe e verificar aspectos que podem ser melhorados.
Outro fator essencial é que os processos precisam ser monitorados continuamente. Para isso, utilizamos indicadores de desempenho para garantir que a qualidade esperada está sendo alcançado. Se isso não estiver acontecendo, é possível iniciar uma nova análise da operação para entender os motivos disso e buscar ideias para melhorar.
O gerenciamento de processos, como você deve ter notado, é um trabalho constante e que demanda um esforço coletivo, mas que, com certeza, vale a pena. Para tornar isso mais fácil, é interessante pesquisar softwares e programas de gestão.
Compreendeu a relevância de fazer o gerenciamento de processo dentro da sua agência?
Não se trata de tornar o espaço criativo mais burocrático e engessado, a ideia é fazer com que o trabalho de todos seja mais eficiente. Dessa forma, todas as partes envolvidas ganham, incluindo o cliente que recebe um serviço com qualidade e pontualidade.
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