A peça-chave da administração de qualquer empresa é o fechamento de caixa; afinal, ele controla todas as entradas e saídas de dinheiro, possibilitando a você ter uma visão precisa do que está acontecendo no seu negócio.
Exatamente por isso, é muito importante que você atualize-o diariamente com bastante seriedade e disciplina para manter a saúde financeira da empresa.
Mas, e quando as contas não batem?
Opa! É sinal de que tem algo errado e que você deve sanar a falha a tempo, antes que possam surgir problemas maiores.
Então, chegou a hora de bater as contas! O fechamento de caixa é o que você precisa; logo, vamos te ajudar nesta tarefa, explicando mais sobre esse assunto e, claro, te apresentaremos dicas e maneiras eficazes de monitorar suas movimentações financeiras.
Acompanhe!
A importância do fechamento de caixa com saldo positivo
Em vários negócios o fechamento de caixa é feito ao final de cada expediente; outros preferem fazer isso de forma mais espaçada, mas seja qual for a frequência do exercício, é essencial que ele ocorra a cada mês.
Sabe por quê?
A razão para isso é que quanto mais tempo você demorar a encontrar uma divergência de valores, mais complicado se torna para identificar sua causa e recuperar o prejuízo.
No entanto, é muito importante que o seu fechamento de caixa apresente saldo positivo, vez que uma das principais funções dele é permitir que você faça previsões sobre o futuro financeiro da sua empresa.
Assim, as informações que ele fornece te permitm tomar decisões importantes com embasamento.
Outra importância do fechamento de caixa com saldo positivo é que você pode usá-lo para maximizar o lucro da empresa.
Duas possibilidades para isso são – aplicá-lo no mercado financeiro (em alguns casos) ou reinvestir o dinheiro no negócio (prioritariamente).
Como manter um bom fechamento de caixa?
Alguns pontos fundamentais para você manter um bom fechamento de caixa são:
- Controle.
- Organização.
- E disciplina.
Essas são palavras-chave para você, empreendedor, cuidar melhor das finanças do negócio; e, se você não sabe por onde começar, vamos te apresentar algumas ações:
- Defina quem ficará responsável por essa tarefa.
- Prepare um fluxo de caixa que equivale ao registro detalhado de receitas e despesas do seu negócio.
- Registre a abertura do caixa com o saldo disponível naquele momento.
- Anote TODAS as entradas e saídas realizadas ao longo do dia.
- Confira todos os valores antes de fechar o caixa para conferir se as receitas e despesas combinam com os valores identificados.
- Não deixe nada para depois. Anote e documente tudo na hora!
Feito corretamente o passo a passo anterior, agora você conclui o fechamento, subtraindo as receitas pelas despesas para chegar ao novo saldo atualizado, que será o ponto de partida no dia seguinte.
Esse procedimento deve ser realizado sempre que houver a troca de operador ao final do dia ou turno.
Os deslizes para não ter um bom fechamento de caixa
Apesar do fechamento de caixa ser um processo simples, sempre há margem para erros; os principais são:
- Não fazer o acompanhamento e atualização diária.
- Não separar despesas e receitas em grupos ou plano de contas.
- Entrada ou retirada de valores no caixa sem lançamento.
- Lançar vendas em vez de recebimentos.
- Registrar dados com inconsistência e/ou não detalhá-los.
- Superestimar os lucros futuros sem ter bases sólidas.
É fato que errar é humano, mas sabendo dos erros mais comuns ao fechar o caixa você pode ficar mais atento e evitar cometê-los.
Como o contador pode ajudar o fechamento de caixa e a empresa?
Há diversos empreendedores que têm dificuldade na gestão do fechamento de caixa. Mas, para ajudá-los, o apoio de um bom contador é essencial, vez que cabe a ele te ajudar a extrair dos dados apresentados por sua empresa as informações relevantes para o seu negócio, melhorando o controle das despesas e o entendimento das receitas.
Tudo isso para permitir também que sua empresa cresça de forma competitiva e financeiramente saudável.
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Um forte abraço.
