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Gestão de Tarefas Para Agências de Marketing

[Descubra Como Uma Gestão Eficiente Das Tarefas Pode Potencializar Os Resultados De Sua Agência]

Se você é dono de uma agência de marketing, sempre que você para pensar no negócio, provavelmente alguns desafios permeiam sua mente e, com certeza, alguns devem tirar seu sono, não é mesmo? 

Todo dia surgem perguntas, do tipo:  

  1. Como vou conseguir atrair mais clientes? 
  2. Mas, se eu atrair novos clientes, como me manterei eficiente em um mercado insanamente acelerado? 
  3. Como manter a consistência e a qualidade dos serviços com tanta rotatividade de pessoal
  4. Será que conseguirei gerar resultados para meus clientes? 
  5. Como posso chegar e me manter no topo com tanta concorrência? 
  6. E esse pessoal novo que está surgindo, “prostituindo” o mercado e jogando os preços lá embaixo, como concorrer com esses caras? 

Tenha calma, pois todas essas questões fazem parte da realidade do dia-a-dia de qualquer agência. 

Quem dera parasse por aí, não é mesmo? Mas, existe um desafio interno que parece intransponível quando abordado por equipes de agências no mundo inteiro: a gestão das tarefas. 

A gestão de tarefas para agências de marketing é um assunto tão sensível, que pode trazer sérios problemas para o negócio se não for tratada como prioridade. 

Por que a gestão de tarefas é tão importante para uma agência de Marketing?

Ao gerenciar as tarefas de forma adequada em sua agência, você e seus gestores ganharão o bem mais valioso para qualquer empresa – O TEMPO! 

Qual o gestor que não quer encontrar espaço entre as inúmeras demandas de uma agência de marketing, por exemplo, para criar um plano de educação continuada, onde poderão formar e treinar tecnicamente, além de estimular a criatividade e a proatividade da equipe? Ter tempo para esses “luxos” num mercado tão competitivo, pode significar a diferença entre satisfação e insatisfação, tanto para clientes, quanto para seus colaboradores. 

A gestão eficiente das tarefas é tão nevrálgica dentro de uma agência, que pode gerar um impacto significativo na perda de receita e lucratividade da empresa. 

Sendo assim, no artigo de hoje trouxemos 4 dicas de gestão de tarefas para agências de marketing, de modo a ajudá-lo a aproveitar melhor seu tempo e de sua equipe, para não apenas sua agência produzir mais, mas produzir mais e, com muito mais qualidade. Confira…

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1 – Comece pelas reuniões

Basta dizer a palavra “reunião” e todos que trabalham em uma agência de marketing já ficam estremecidos. Aqueles com experiências negativas já pensam logo em “longas reuniões de duas horas”, onde todos compartilham sua opinião e ninguém sai com uma direção clara e objetiva. Infelizmente, mesmo as reuniões que visam direcionar projetos para ações concretas muitas vezes servem apenas para ofuscar a direção de um projeto. Isto é um fato!

Reuniões não precisam ser uma perda de tempo. Quando são organizadas e produtivas, as reuniões podem fornecer planos de ação concretos, fomentar a colaboração e levar a um produto ou estratégia melhor. A chave é estabelecer regras iniciais para as reuniões da agência que permitam que os funcionários usem o tempo eficientemente e saiam com um plano muito bem definido e claro para todos.

Comece impondo limites de tempo. Uma parada “brusca” após 30 minutos, por exemplo, irá encorajar as pessoas a manter o foco no assunto de ponta a ponta e evitar a falta de objetividade. Se a equipe não conseguir definir uma tática em 30 minutos, peça para os responsáveis repensarem a pauta, pois provavelmente não foi bem estruturada. 

Além disso, você evitará que as pessoas encontrem desculpas para não executarem as tarefas que estão realizando.

Em seguida, exija uma pauta para cada reunião. Delinear os pontos que você pretende discutir com antecedência manterá todos concentrados e dentro do cronograma. Ao definir uma pauta simples, com três a cinco pontos, você terá um documento oficial para guiar a conversa.

Antes de sair de uma reunião, certifique-se de estabelecer etapas de ação para todos que participaram. Uma conversa é inútil se não levar a um progresso tangível em um projeto. 

Logo, seja para definir quem escreverá um novo artigo, atualizar os CTAs de um site ou redigir novos criativos para as campanhas de Google ADS e Face, isso deve estar descrito e muito bem definido como resultado da reunião em questão, com cronograma muito objetivo para a execução de cada tarefa descrita no documento. 

Se alguém comparecer à reunião e, sair da mesma sem nenhum tipo de ação sob sua responsabilidade, você deve repensar se essa pessoa precisa estar em reuniões futuras envolvendo o projeto em questão.

Portanto, organizar bem cada reunião é fundamental para gestores de agências que querem manter uma gestão de tarefas eficiente.

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2 – Comunicação e um ambiente colaborativo são fundamentais

Ironicamente, as agências de marketing se vendem como especialistas em ajudar as marcas a se comunicar, mas muitas vezes falham em suas próprias comunicações internas e com clientes. 

Uma campanha de PPC, por exemplo, pode dobrar os leads do mês, em relação ao mês anterior, mas o cliente não ligará os pontos de onde estão vindo tantos leads e resultados surpreendentes, se a agência não for efetiva no compartilhamento dos dados da campanha com ele. 

A maioria das dos gestores de agências reconhece a importância de agendar conversas regulares com clientes, presenciais, por telefone ou web conferência. Mas é igualmente importante se comunicar regularmente entre essas conversas, compartilhando resultados ou preocupações à medida que surgem. 

Quando surge um problema (como um erro nos envios dos e-mails através do formulários do site do cliente), tome a iniciativa de chamar a atenção e faça um loop em todos que trabalham na conta, porque essa pequena coisa pode afetar outras o resultado global da campanha, e prejudicar membros da equipe e, o faturamento da agência. 

Se os clientes tiverem funcionários internos cujas funções se sobreponham às responsabilidades de sua agência, esclareça como a comunicação funcionará e quem cobrirá as tarefas. Por exemplo, se você presta consultoria de SEO para o site de um cliente, certifique-se de que os redatores internos dele estejam planejando conteúdo que se encaixe na estratégia como um todo.

Além disso, certifique-se de que todos os departamentos da agência se comuniquem entre si. Mesmo em agências menores, uma tática que já deu certo pode ficar “engavetada” e, ao precisar executá-la novamente, seus responsáveis começarem do zero tudo de novo, perdendo um tempo incrível e comprometendo resultados por não compartilharem informações que possam ajudar uns aos outros a realizarem melhor seus trabalhos.

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E, o trabalho que você terá para corrigir após o fato, consumirá mais tempo do que se as pessoas certas estivessem totalmente envolvidas em um projeto e se comunicando desde o início. Por exemplo:

  • Quando os designers criam anúncios, os gestores de mídias, que publicam esses anúncios devem documentar e compartilhar comentários sobre o desempenho dos mesmos, para otimizar projetos futuros.
  • A pesquisa de palavras-chave para SEO também pode ser compartilhada com a galera de mídia responsável por PPC ou vice-versa, isso potencializa o resultado do projeto.
  • Quando um desenvolvedor cria um site, um membro da equipe de SEO deve estar envolvido desde os primeiros estágios de planejamento para garantir que o site esteja configurado para ser ranqueado corretamente.

Quando um projeto tem peças soltas em vários departamentos, é incrivelmente fácil que as coisas deem errado. A transparência com os clientes e entre os departamentos pode, muitas vezes, ajudar a impedir isso ou, no mínimo, levar a soluções melhores e mais unificadas quando isso acontece.

Comunicação e colaboração é crucial para a eficiência da gestão de  tarefas em agências de Marketing.

3º – Simplifique o trabalho repetitivo

Pense nas tarefas que você repete em uma base diária, semanal ou mensal. Você pode economizar um tempo significativo automatizando algumas delas.

Se você enviar relatórios regulares para os clientes, poderá criar modelos de relatórios que permitem que você puxe dados rapidamente de um determinado período. Embora ainda deva ter tempo para analisar os dados e compartilhar suas observações, você pode evitar a necessidade de recriar um relatório do zero a cada vez que precise.

Se você estiver gerenciando contas no Google Ads e no Face Ads, pesquise regras e scripts automatizados , que podem ajudar você a gerenciar melhor as campanhas em grande escala. Os possíveis usos de regras automatizadas incluem o ajuste de lances de palavras-chave com base no desempenho e na pausa de campanhas em horários programados. Os scripts podem ajudar de várias maneiras, mas alguns usos simples para iniciantes incluem o rastreamento do índice de qualidade e a verificação de links quebrados.

Organize também sua caixa de e-mails para não perder um tempo precioso na execução de suas tarefas e comunicação com clientes. Configure filtros para que os e-mails sejam categorizados automaticamente para cada cliente. Já em relação aos e-mails que você não precisa ler imediatamente (como e-mails automáticos dos inúmeros sites que você visita te oferecendo produtos e serviços) sejam arquivados. Defina prioridades com estrelas, para focar no que você precisa resolver imediatamente e o que pode esperar até mais tarde.

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4 – Integre ferramentas para gerenciar processos

As ferramentas não são a solução final para os desafios da gestão de tarefas de uma agência de marketing, mas as soluções certas podem ajudá-lo a acompanhar melhor as tarefas e simplificar seus processos (de acordo com o ponto anterior). 

Primeiro, qualquer agência com mais de dois funcionários provavelmente se beneficiará de algum tipo de software de gestão de projetos. Você pode agendar tarefas, monitorar cargas de trabalho e acompanhar marcos para a conclusão de projetos de longo prazo. Você também pode consolidar a comunicação relacionada ao projeto em um só lugar. 

Embora uma revisão completa do software esteja além do escopo deste artigo, você deve testar algumas plataformas e determinar o que funciona melhor para o tamanho e os tipos de trabalho da sua agência.

Em seguida, faça uso de aplicativos que sejam facilmente acessíveis, como calendários compartilhados publicamente, e crie o hábito de fechar as datas e tempo na agenda, não apenas para reuniões, mas também para trabalhar em projetos importantes. Isso impede que novas reuniões sejam adicionadas e você se torne mais responsável pelo seu próprio tempo.

Você também pode usar lembretes simples de tarefas, como lembretes internos do Bloco de notas do Iphone ou Google Task,  no Android para notificá-lo sobre os prazos do projeto. Por exemplo, defina tarefas recorrentes para lembrar-se de fazer check-in em determinadas contas PPC semanalmente, ou para notificar sobre uma data de vencimento do relatório do cliente.

Por fim, encontre ferramentas específicas para tarefas dentro da agência. Os analistas de SEO encontrarão rastreadores de sites e verificadores de backlinks úteis para encontrar automaticamente dados que, de outra forma, levariam horas de trabalho manual, deixando mais tempo para acompanhamento estratégico desses dados.

Tenha em mente que as ferramentas são tão eficazes quanto as pessoas que as manipulam. As ferramentas escolhidas precisam facilitar a vida dos usuários. Tentar forçar o uso de uma ferramenta que “apenas uma pessoa goste” ou porque todos no mercado dizem ser “salvação dos seus problemas” não faz sentido algum para sua organização e pode matar totalmente a produtividade do time. No entanto, com a adesão de todos, as ferramentas certas melhorarão a eficácia e liberarão mais tempo para o time ser mais eficiente.

Conclusão

Realizar mais em um dia não significa trabalhar mais horas. 

Comece adotando uma abordagem rígida para cumprir cronogramas, melhorar a comunicação, modelar trabalhos repetitivos sempre que possível e usar ferramentas que se ajustem ao seu processo. 

Embora algumas das abordagens discutidas aqui exijam ajustes em toda a empresa, outras afetam pessoas em um nível individual. 

Gestão de tarefas eficiente é uma meta que todos em uma agência de marketing devem se comprometer. 

Claro, pode haver dores no começo, mas assim que novas práticas e estratégias forem assimiladas, a recompensa vale o esforço.

Sucesso!

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