Ciclo PDCA

Por que o ciclo PDCA é importante para seu negócio pet?

Em tempos de plataformas robustas de gestão, eis que um método simples, porém poderoso, de apoio ao gerenciamento empresarial tem sido cada vez mais adotado por empresas de todos os portes e segmentos: o ciclo PDCA.

Sabemos que os desafios do dia a dia de uma clínica veterinária podem consumir um tempo precioso do gestor, que precisa traçar ações e estratégias para aumentar os resultados da empresa e seu reconhecimento na região. Nesse ponto, por ser uma metodologia de fácil compreensão, os ganhos da implementação do ciclo PDCA são expressivos.

Afinal, o que é Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é um consagrado método com foco no controle e melhoria contínua de serviços, produtos e processos. Foi apresentado, inicialmente, pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart, na década de 1920. Ele ficou mundialmente conhecido quando, em meados da década de 1950, William Edwards Deming, famoso guru da área de gestão e qualidade, introduziu seu método entre grandes companhias japonesas.

O ciclo possui esse nome porque foca na continuidade de etapas, identificadas pelas letras:

P, do verbo em inglês Plan – Planejar

D, do verbo em inglês Do – Executar

C, do verbo em inglês Check – Checar

A, do verbo em inglês Act – Acompanhar

Por considerar a melhoria contínua, esse método possui forte conexão com as bases da Filosofia Kaizen, que foca na manutenção e garantia dos processos de qualidade na organização. Por ser um ciclo, o PDCA propõe uma previsão e recorrência em suas ações, de modo a assegurar o alcance dos resultados desejados.

Quais são as vantagens de realizar o ciclo PDCA?

Adotar o ciclo PCDA em sua clínica veterinária permitirá diversos ganhos para apoiar o alcance da qualidade, definição e cumprimento de processos do seu negócio, como:

  • planejamento claro de ações corretivas;
  • facilidade na solução de problemas e na obtenção de ganhos de produção e qualidade;
  • motivação da equipe com um processo claro e estruturado;
  • apoio à profissionalização da sua gestão;
  • melhor gestão do tempo e ganhos em produtividade.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

pdca

Antes de implementar esta metodologia em sua clínica veterinária, saiba que ela possui foco na continuidade. Ou seja, na execução das etapas e no monitoramento dos processos.

Implementar o ciclo sem dar a atenção e consistência que ele exige pode não trazer os ganhos que deseja. Disciplina é a palavra-chave para realizar as etapas a seguir.

Etapa 1: Plan (Planejar)

O planejamento é o momento mais importante do ciclo PDCA, porque é ele que subsidiará a boa execução das próximas etapas. Antes de realizá-lo, é importante saber o que você deseja alcançar, ajustar ou melhorar em seu estabelecimento. Afinal, quando não se sabe para onde ir, todas as direções estão erradas, não é mesmo?

Para um bom planejamento, é importante considerar alguns pontos:

Identifique o problema: Qual é a melhoria necessária no momento? Você deseja aumentar as vendas? Sente que o tempo médio de atendimento aos clientes da sua clínica poderia ser otimizado? Percebe que a área em que os animais de estimação ficam necessita de melhorias? Ou gostaria que a marca de sua empresa se tornasse mais reconhecida em sua região? Exemplos à parte, esse é o momento de definir, com clareza, o seu objetivo.

Analise as razões de seu problema: Se foi a otimização do tempo de atendimento ao cliente o objetivo definido, é preciso analisar os motivos que levaram sua clínica a essa situação.

Seria falta de treinamento do time de atendimento? Os sistemas são lentos e burocráticos? Quaisquer que sejam os motivos, é crucial relacioná-los aqui. Para que você tenha material de trabalho que apoie a definição das estratégias seguintes.

Propostas e ações: Após definir o que deseja e levantar as informações sobre as causas que levaram a essa situação, chegou o momento em que você poderá fazer uma lista de ações estratégicas com foco em alcançar o objetivo.

Quanto mais clara e alinhada for essa estratégia, maiores serão as chances de bons resultados.

Seguindo nosso exemplo, se o tempo de atendimento ao cliente na sua clínica está longo, analisando os motivos que estão gerando essa situação, algumas ações poderiam ser propostas.

Entre elas, temos que capacitar a equipe, adotar sistemas mais leves e eficientes, trabalhar com agendamentos ou adotar metas para o time.

Lembre-se que, na etapa do planejamento, ao definir o objetivo, é obrigatório estabelecer o prazo em que se deseja alcançá-lo.

Etapa 2: Do (Executar)

Com o planejamento em mãos, é hora de entrar em ação. Para que você se assegure que o que foi definido será bem executado, cabe informar e treinar toda a equipe envolvida sobre o objetivo traçado, prazos e tarefas que serão realizadas.

Nessa etapa, o líder precisa acompanhar a realização das ações, coletando dados e insights que subsidiarão a etapa seguinte.

Etapa 3: Check (Checar)

Após e durante a execução das tarefas, o momento da checagem requer uma percepção analítica dos dados levantados, bem como possíveis falhas que tenham sido encontradas.

Verificar se a meta ou prazo foi atingido, acompanhar os resultados obtidos, compreender dificuldades que o time tenha enfrentado e valorizar os insights surgidos na execução tornam a checagem mais rica e valiosa.

Note que essa etapa não precisa ser realizada só no final do prazo, mas mensalmente. Ou até mesmo semanalmente, durante a trajetória. Muitas empresas falham justamente por definir as estratégias na etapa do planejamento. Não acompanhando sua realização, o que permitiria um monitoramento mais claro e eficiente.

Etapa 4: Act (Agir)

Nesta fase, de posse das análises que a checagem proporcionou, é o momento de entrar em ação conforme o resultado obtido, considerando dois cenários. Se o objetivo principal foi atingido, é sinal que a estratégia foi validada e que o processo pode ser mapeado, para que seja possível assegurar a manutenção da qualidade.

Caso os resultados não tenham sido alcançados, deve-se girar novamente o ciclo PDCA. Considere agora o que impediu que a meta fosse obtida e realize um novo planejamento.

Gostou de saber mais sobre esse método de gestão? Perceba como o ciclo PDCA é simples, porém poderoso e como ele poderá transformar a gestão da sua clínica veterinária.

FONTE: Pet Shop Control

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Sucesso e até logo.

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